Cum să finanțezi un eveniment cultural sau lupta cu eolienele

Am ezitat destul de mult înainte să scriu acest articol.

E o relatare foarte personală a unei lupte pe care o duc de șase ani pentru a organiza singurul festival de film science fiction și fantasy din România și unul dintre puținele din Europa de Est și Centrală. Scriu asta fiindcă mă simt dator să fiu cât mai transparent în legătură cu modul în care se finanțează un eveniment cultural în România. Publicul are dreptul să știe aceste informații și să înțeleagă că acest proiect cultural, ca și majoritatea proiectelor de acest fel, există de cele mai multe ori doar prin finanțări nerambursabile și prin contribuția voluntarilor și a colaboratorilor care își oferă timpul și energia benevol, fără să ceară sau să primească o remunerație financiară.

Nu voi vorbi despre cât de greu se obțin finanțările nerambursabile, nici despre procesul anevoios și, uneori, extrem de dificil al decontărilor. Voi spune doar că am avut norocul să întâlnesc oameni profesioniști și inimoși, atât la Dumbrăvița, de unde am primit finanțare în primii patru ani, cât și la Centrul de Proiecte din Timișoara, de unde am primit finanțări în ultimii doi ani. Fără acești OAMENI ne-ar fi fost mult mai greu să trecem prin procesul de finanțare și, probabil, am fi abandonat orice tentativă de a continua, după câțiva ani.

Despre ce voi scrie? Despre finanțări, în general, și despre realitatea pe care unii nu o acceptă sau nu o înțeleg: cultura este extrem de dificil de făcut fără o activitate de mecenat care să o susțină.

De ce eoliene?

În primul rând, pentru că nu prea mai sunt mori de vânt, în momentul de față. Pe de altă parte, simbolistica morilor de vânt rămâne deosebit de puternică în acest context, încât am decis s-o mențin, într-o formă modernizată.

Activitatea de finanțare a unui proiect cultural este asemenea unei lupte cu eolienele:

• Eolienele sunt, de obicei, mari, gigantice, greu de abordat, doar prin faptul că un om are o înălțime de un metru și ceva, iar eolienele au o înălțime variabilă, începând cu 15–20 de metri și ajungând la 150 de metri sau chiar mai mult.
• Eolienele se mișcă atunci când bate vântul. O țintă în mișcare este mai greu de atins decât o țintă fixă.
• Eolienele au elicele mișcate de vânt, care este inefabil, invizibil, dar care poate fi simțit cu puterea unui uragan.

La fel stau lucrurile și cu finanțările nerambursabile:

• Sunt realizate de instituții locale, regionale sau naționale, cu o putere financiară mult mai mare decât a unui ONG; acestea stabilesc regulile și nu poți decât să le accepți, dacă vrei să primești o finanțare nerambursabilă.
• Regulile finanțărilor se schimbă de la an la an; când ai învățat regula jocului, ai surpriza să constați că s-a schimbat.
• Forțele care modifică regulile sunt imprevizibile precum vântul, dar, la fel ca vântul, le simți efectul pe propria piele (respectiv în finanțele ONG-ului care organizează evenimentul cultural).

Ce înseamnă „finanțare”?

Ca orice activitate umană, un proiect cultural are nevoie de bani pentru a fi realizat. Voi vorbi mai încolo despre ce anume acoperă acești bani.

Este clar că, fără bani, nu poți face un eveniment cultural. Chiar și un artist stradal, pe care îl poți vedea prin centrul Timișoarei, are de obicei un instrument la care cântă — instrument cumpărat cu bani —, are o stație de amplificare, care se cumpără cu bani, și plătește, tot cu bani, o taxă la administrația locală pentru a putea realiza actul cultural în spațiul public. Nu se poate fără bani.

De unde vin banii?

Banii au două surse majore:

1. de la organizația care produce evenimentul cultural
2. din exteriorul organizației

La punctul 2. avem:

a. finanțatori/investitori, care aduc bani și pretind parte din profit
b. sponsori și alte surse de finanțare nerambursabilă

La evenimentele culturale organizate de ONG-uri, cum este Asociația pentru educație complementară (APEC), care produce Festivalul de film „The Galactic Imaginarium”, avem:

• surse de finanțare proprii
• surse de finanțare nerambursabilă

O spun cu toată seriozitatea: este extrem de greu să faci un festival de film fără finanțare nerambursabilă.

Ca să înțelegi, îți voi da ca exemplu bugetul de la festivalul de film fantastic Sitges, pe 2024 (sursa):

Cum stăm la TGIFF?

• cheltuieli cu transportul, cazarea și masa juriului
• cheltuieli cu transportul, cazarea și masa invitaților
• cheltuieli cu obiecte personalizate (kitul festivalului) pentru juriu, invitați, colaboratori, voluntari, presă
• cheltuieli cu promovare și marketing
• cheltuieli cu colaboratori indispensabili (în principal cu contabila, designerul grafic, etc.)

Majoritatea celorlalte activități au fost realizate prin acțiuni de voluntariat.

Cu timpul, mai ales după ce am început să primim sprijin financiar de la Centrul de proiecte din Timișoara, care aparține de Primăria Timișoara, am putut să plătim ceilalți colaboratori, de la managerul voluntarilor la managerii de locații, managerii de eveniment, invitați speciali (care până atunci nu erau plătiți ), fotograful și videograful festivalului, traineri și organizatori de eveniment cultural (prezentatori de film, organizatori de conferințe și dezbateri, etc.) Dar în același timp am contribuit cu o parte din bani, din fondurile APEC, la finanțarea festivalului, pentru că acestea au fost condițiile finanțării nerambursabile.

De asemenea, în ediția 2024 am putut plăti realizarea unui spectacol Spectacolul-lectură „Laika și văzduhul”, de Radu Rădescu, cu actorul Vlad Ivanov și am început să cumpărăm drepturi de difuzare pentru filme clasice  Science Fiction (în cadrul Cinematecii clasice SFF) și pentru filme lansate în anul festivalului, de obicei filme Fantasy pentru copii.

Cum am evoluat de-a lungul anilor?

In primii patru ani, finanțările nerambursabile au fost „conform bugetelor locale”: cât am primit, atât am făcut. Din această cauză, ne-am bazat foarte mult pe acțiuni de voluntariat și pe susținători benevoli (fani).

Ediția 2024 a fost un salt foarte important: a fost cea mai bogată ediție de până atunci (și de până acum), când am început să plătim colaboratorii și să aducem invitați mai importanți, un spectacol cultural și primele filme.

În ediția 2025 am primit o finanțare nerambursabilă cu o sumă de două ori mai mică decât în 2024, dar am compensat cu încasări din filmele de cinematecă SFF și am început să reducem costurile cu colaboratorii. De asemenea, a fost primul an in care APEC a primit o sponsorizare, după mulți ani, sponsorizare care a fost dedicată atât programelor educaționale ale asociației, cât și festivalului de film.

Ediția 2026? Încă este o nebuloasă.

Important de subliniat este că:

• în anul 2024 am primit finanțări din fonduri de continuitate  după anul 2023, care a fost anul în care Timișoara a fost Capitală culturală europeană
• anul 2025 a avut un call special pentru evenimente legate de cultura cinematografică
• în ambii ani am concurat cu alte proiecte și am câștigat finanțările nerambursabile, pentru că am îndeplinit criteriile de eligibilitate și am depășit prin oferta noastră, ofertele concurente

Cum pornim în 2026?

Situația este în felul următor:

• am reușit să primim o sponsorizare (care, trebuie să spunem, este direcționată parțial  și spre activitățile educaționale ale APEC)
• vom primi fonduri (puține, dar bune și ele) din formularul 230 (3.5% din impozitul anual pe salarii, redirecționat spre activități culturale, sociale, organizații de cult etc., de către prieteni și cunoscuți care au dorit să ne sprijine activitatea)
• vom primi taxele de înscriere a filmelor în festival (nu e o sumă mare, dar e bună și ea)
• cel mai probabil vom avea profit din încasările filmelor de Cinematecă de film clasic SFF, ca și anul trecut

Vom reuși să accesăm fonduri nerambursabile?

Nu știu, dar ținând cont de tendința de scădere a sumelor primite în ultimii ani și de faptul că guvernul a făcut reduceri bugetare, este puțin probabil… dar nu imposibil.

Ce vom face?

Ediția 2026 a festivalului de film TGIFF va fi, probabil, o ediție „de avarie”. Vom fi nevoiți să ne bază pe structura de finanțare de mai sus, care va duce la:

• eliminarea plății colaboratorilor la evenimentele culturale (traineri, conferențiari, prezentatori de filme)
• eliminarea plății colaboratorilor care fac management de locație și de eveniment
• gestionarea internă a voluntarilor (adică voi face eu managementul voluntarilor, dacă nu voi găsi un voluntar care să se ocupe de acest departament)
• realizarea designului grafic „in house” sau de către voluntari
• o posibilă reorganizare a juriului festivalului, cu integrarea unor persoane neremunerate (am facut anul trecut un experiment în acest sens și a ieșit bine, având în juriu pe Alina Petrea Chirobocea, fondatoarea grupului de Facebook „Zi-mi un film bun”, care are peste 250 de mii de membri)
• reducerea materialelor personalizate care se dau juriului, invitaților, colaboratorilor, voluntarilor si presei
• reducerea bugetului de promovare si marketing
• cel mai probabil, lipsa unor invitați la locație

Ce va rămâne din festival?

Sperăm că vom putea accesa gratuit spațiul de la Bastion 3, de la Centrul de proiecte, care este administrat de asociația Indecis, care a fost partenerul nostru în ultimii doi ani.

În programul 2026 vom avea:

• vizionări de filme din festival, acces gratuit (Bastion 3)
• activități culturale adiționale (prezentări, conferințe, traininguri etc.), acces gratuit (Bastion 3)
• „The Zone'”, zi de programe de divertisment educațional pentru copii și adolescenți (acces gratuit)
• proiecție de film fantastic pentru copii, premieră pe țară (ca în anii trecuți) – probabil cinema Timiș (rămâne de setat)
• cinematecă de film clasic Science Fiction și Fantasy, probabil 3 proiecții, la cinema Timiș ( rămâne de setat)

„În spatele cortinei”, întreg procesul de organizare va fi realizat în cvasi majoritate de voluntari (întreaga echipă de traducere și subtitrare a filmelor, coordonată de Eliza Filimon, cadru didactic la UVT) și persoane care doresc să se implice benevol în realizarea festivalului. Adică vom deveni un festival organizat de fani.

E bine? E rău? E involuție sau doar evoluție?

Nu știu. Încercăm să menținem funcțional un eveniment realizat din pasiune, cu sacrificii personale și financiare proprii, pentru că asta e realitatea: an de am am scos din „buzunarul” familiei bani pentru a acoperi golurile de finanțare și aspectele neprevăzute, apărute pe parcurs.

Vom vedea în ce măsură vom reuși. Cu siguranța vom face tot posibilul ca din exterior să se vadă o ediție care încearcă să mențină ștacheta sus, deși probabil nu vom putea să ne menținem la nivelul anilor trecuți, dacă nu ne vom permite financiar să aducem invitați, din țară sau străinătate.

În loc de încheiere

TGIFF este un festival de nișă, care a crescut frumos, dar în acest moment se străduiește să supraviețuiască. Dacă vom reuși să primim o finanțare nerambursabilă, e posibil să ne apropiem de nivelul anului trecut sau poate chiar să ajungem la același nivel. Doar o minune ar putea aduce o finanțare care să ne ridice mai sus.

Acesta este adevărul: proiectele culturale pot face lucruri frumoase doar prin mecenat, prin sprijin financiar nerambursabil, pentru că din cultură se fac foarte greu bani. În acest context, îmi ridic pălăria în fața acelor organizatori din domeniul science fiction care reușesc să ducă mai departe o tradiție de organizare a evenimentelor culturale, prin greutăți și sacrificii numai de ei știute. Voi da ca exemplu unul pe care îl cunosc cel mai bine: „Zilele Antares”, care au continuat să existe an de an prin efortul financiar personal al câtorva persoane entuziaste. Desigur, mai sunt și alte evenimente și îi invit pe organizatori să scrie despre odiseea lor în articole publicate în Galaxia 42.

Iar acum, la final, aduc mulțumiri tuturor voluntarilor și colaboratorilor care au susținut acest festival fără să ceară sau să primească o compensație financiară. Majoritatea dintre ei sunt membri ai cluburilor timișorene de science fiction „Sindicatul 9” și „H.G. Wells”, plus alți fani SF de la alte cluburi din țară. Datorită lor am putut realiza festivalul în primii ani și anul trecut și, probabil, doar datorită lor vom reuși să supraviețuim în anii următori, dacă acești colaboratori vor fi la fel de generoși cu timpul și energia lor.

Vă mulțumesc din suflet!

Darius Luca Hupov
Director și fondator
Festivalul de film „The Galactic Imaginarium”

P.S. vă așteptăm la Timișoara în 18-27 septembrie 2026, la ediția a șaptea a TGIFF!